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quarta-feira, 23 de setembro de 2015

FÓRMULA =SEERRO

Como funciona?

Para que o Excel não mostre mensagens de erro, de referência, ou de condição, antes de inserir a fórmula ou cálculo, é preciso adicionar a fórmula =SEERRO, que está demonstrada abaixo:

Desmonstando a fórmula:

=SEERRO(valor;valor_se_erro)
=SEERRO(

Inicia a fórmula que busca um valor de erro;

=SEERRO(valor;

Aqui é onde é feita a análise da fórmula, que deve ser redigida normalmente, porém sem o sinal de =, para que o Excel execute a fórmula e procure por algum erro de retorno, 
Se nenhum erro for encontrado, o resultado da fórmula será exibido;
Adicionado o separador ;

=SEERRO(valor;valor_se_erro)

Aqui deve ser inserido o que será mostrado caso um erro seja retornado pela fórmula que está dentro de valor;


Segue exemplo da fórmula SEERRO para um PROCV:

=SEERRO(PROCV(E2;$A$1:$C$7;2;FALSO);"")

Onde está o PROCV é o valor; 
E "" (aspas abertas e fechadas) é o de valor_se_erro;

* No Excel, todo texto dentro de uma fórmula, inicia e termina com aspas, portanto a sentença de aspas abertas e fechadas "" , sem nada dentro delas, significa vazio, 

* Na fórmula as aspas estão dizendo para que a mensagem de erro seja substituida por um espaço em branco.

* Toda fórmula que retornasse a mensagem de erro de referencia ou de dados, terá a mensagem substituida por um espaço vazio, ou por qualquer texto ou ação que for definida depois do separador ;

* Em caso de dúvidas, pedidos de tutoriais ou sugestões, favor enviar nos comentários, ou me enviar um e-mail: otavio.def@gmail.com

FUNÇÃO PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO

o Excel tem uma ação muito útil chamada Preenchimento automático

Quando você clica em uma célula, um quadradinho aparece no canto inferior direito, que se chama alça de preenchimento

clicando nesse quadrado e arrastando para baixo ou para o lado, a função de preenchimento automático será realizada, e os dados serão copiados para a célula abaixo, ou ao lado;

Tanto para dados quanto para números, datas, condições e fórmulas, o Preenchimento automático copia a sintáxe da fórmula e cola na fórmula abaixo com os dados e indicações na sua sintáxe somados de +1 na célula seguinte exemplo:

Na célula B2, temos a fórmula =(A1+1)

Quando usamos o a função a célula B3 fica com a sintáxe (=A2+1);


Toda sentença lógica precisa de mais de um elemento, portanto quando no intervalo de células haver 2 fatores numéricos, a diferença entre eles será retornada na célula seguinte, 
Por exemplo, se em A1, e A2 tivermos respectivamente 1 e 2, e selecionarmos as 2 células, quando arrastarmos para a célula A3, ela mostrará o valor 3, e assim respectivamente:


 

* Toda vez que é utilizado em fórmulas, a função de preenchimento irá adicionar +1 ao dados na sintáxe da fórmula


* Em caso de dúvidas, pedidos de tutoriais ou sugestões, favor enviar nos comentários, ou me enviar um e-mail: otavio.def@gmail.com

TRAVAR UM INTERVALO

No Excel, quando arrastamos ou copiamos uma célula, a função de preenchimento automático, copia a sintáxe e adiciona o intervalo do local copiado para fórmula copiada 

Veja mais sobre a função preenchimento automático aqui.

Para que quando um local, um intervalo ou uma matriz não sejam afetados pela função de preenchimento automático, é necessário travar o intervalo, para que nas próximas linhas, a fórmula seja copiada sem que aquele intervalo mude nas outras células.

Para travar um intervalo, o usuário deve selecionar o intervalo e acionar o botão F4

Ou pode também digitar o intervalo manualmente, e usar o $ na frente de cada um dos fatores do intervalo, tanto linha como coluna;

Por exemplo, dentro de um PROCV um intervalo aberto fica

=PROCV(A1;B2:E8

Já, um intervalo fechado fica com a sintáxe

=PROCV(A1;$B$2:$E$8

Essa função também serve para células, por exemplo, se na célula A1, tiver um valor fixo a ser utilizado em um cálculo,  basta travar o local onde fica a célula A1 dentro da fórmula de cálculo que será copiada que as próximas células manterão a sua fórmula com a célula A1 como base.

* Em caso de dúvidas, pedidos de tutoriais ou sugestões, favor enviar nos comentários, ou me enviar um e-mail: otavio.def@gmail.com

COMO FAZER UM PROCV

=Procv (Procura vertical) / =Vlookup (Vertical Lookup)

O ProcV é uma das funções mais utilizadas e mais simples do MS Excel funciona tanto para pesquisar e retornar um valor correspondente a uma coluna

Como o PROCV funciona? 

O Excel irá buscar um valor inserido em uma célula (no exemplo utilizei a célula B2, com a borda na cor verde) dentro de uma coluna (que é pré determinada na função PROCV) em uma tabela ou banco de dados e irá retornar esse resultado dentro da célula onde a função foi inserida (que no exemplo é a célula D2 que está com a cor da borda vermelha);


Desmontando a função PROCV:

=PROCV(valor_procurado

Valor que será procurado dentro da tabela (determinado na célula B2 do exemplo acima)

=PROCV(valor_procurado; matriz_tabela

O Local onde a fórmula irá buscar a informação que foi determinada em valor_procurado é preciso selecionar a tabela inteira para mostrar onde estarão os resultados

* Quando a função for utilizada em vários locais, porém a matriz é a mesma, essa matriz deve ser travada dentro da fórmula utilizando o F4; 

Explico essa condição aqui


=PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; núm_indice_coluna;

Aqui devemos enumerar a coluna onde o valor que será retornado está localizado, 
por exemplo, se quisermos mostrar o a idade, com base na busca pelo nome, então enumeramos o núm_indice_coluna com 2, pois a coluna referente a idade é a coluna de número 2

=PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; núm_indice_coluna; [procurar intervalo]

Esse último requisito define se a informação dentro do valor_procurado deve ser um valor aproximado (VERDADEIRO) ou um valor exato (FALSO), 

* Geralmente quando tratamos de muitas informações, a melhor maneira de filtrar a busca é usando FALSO para ter um resultado mais exato.

Fazer a função PROCV:

Copie a tabela abaixo e cole na célula A1, de modo que os campos idade e sexo estejam respectivamente nas células B1 e C1;
 
Nome idade sexo
João 13 masc
José 52 masc
Maria 47 fem
Bianca 22 fem
Lucas 20 masc
Tais 19 fem

Vamos colocar o valor_procurado na célula E2;
O PROCV será realizado na célula G2:

1 - Digitar  =PROCV(

2- Clicar na célula E2 (onde será definido o valor_procurado 
- Colocar o separador ;

 
3- Selecionar a tabela inteira A1:C7 e travar sua continuação 
(para que se a fórmula for copiada para uma linha abaixo, o Excel não copie a tabela com uma linha abaixo também, mantendo a tabela exatamente no intervalo selecionado)


Depois de travar a operação, a sintáxe ficará assim: $A$2:$C$7
- Colocar o separador


4- Definir o núm_indice_coluna que será a coluna de idade, portanto a coluna de número 2
- Colocar o separador ;


5- Selecionar o tipo de filtro de correspondência a ser utilizado, que no caso será uma correspondência exata, portanto, digitar FALSO
- Finalize a fórmula usando )

A sintáxe está completa, deverá ficar assim:
 
=PROCV(E2;$A$1:$C$7;2;FALSO)

Antes de colocar um nome na célula E2, a célula G2 por estar vazia, vai retornar uma mensagem de erro #N/D ou #REF, para que essa mensagem não apareça, é necessário utilizar a fórmula =SEERRO, que está explicada aqui



Ao digitar qualquer um dos nomes da tabela, na célula E2, a idade respectiva aquele nome será mostrada na célula onde está contida a fórmula, que no caso é a G2.


IMPORTANTE
 
* Para uma busca mais eficaz, é preciso que a tabela esteja em ordem alfabética

* Para buscas onde a matriz está dentro de outra planilha ou aba, é necessário que a planilha esteja aberta, e que a aba não esteja oculta;

* Toda vez que o usuário entra no modo de seleção de matriz_tabela, qualquer pasta de trabalho ou planilha que estiver aberta poderá ser selecionada e utilizada como matriz, basta inserir o separador para que a seleção termine e o usuário possa voltar a tabela onde a fórmula está sendo inserida;

* Para remover a mensagem de erro #REF ou #N/D quando a correspondência não é encontrada, ou quando o valor_procurado estiver vazio, utilize o tutorial da fórmula =SEERRO que está aqui 

* Em caso de dúvidas, pedidos de tutoriais ou sugestões, favor enviar nos comentários, ou me enviar um e-mail: otavio.def@gmail.com

terça-feira, 22 de setembro de 2015

ESCONDENDO VALORES NULOS NO EXCEL - 0;-0;;@

Para ocultar valores nulos, ou zero , ou menores que zero dentro de uma planilha, usamos a formatação de células, na janela de propriedades 

#Atalho: Crtl+1 

1 - Selecione o intervalo de células com valor nulo, igual a zero ou menor que zero que você deseja ocultar;


2 - Abra a janela de propriedades da célula;




3 - Na aba Número (geralmente é a primeira a ser exibida) 
Selecione a última opção de formatação "Personalizado";



4 - Embaixo de "Tipo" (Type para versões em inglês) onde está escrito "Geral
cole ou digite o código:

0;-0;;@

5 - Após a inserção do código, clique em OK e as células estarão com o valor oculto.

Obs: Essa ação apenas tira a visualização do valor dentro da célula, não muda e nem apaga o mesmo.


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segunda-feira, 21 de setembro de 2015

ESTILOS DE REFERÊNCIA


No Excel existem 2 estilos de referência:

Estilo de referência A1 (estilo padrão do Excel)

Este estilo determina o uso de letras e números representando as colunas pelo uso de letras (A1, A2...  XFD1, XFD2...) 
Para localizar a referência de uma célula, a letra A é usada para determinar a coluna, enquanto que o número 1 é utilizado para determinar a linha, assim cruzando ambos a referência será feita na célula A1

Estilo de referência L1C1

Para saber o que é essa referência, é preciso antes entender as siglas:

Em português  L1C1 e em ingles R1C1:

L= LINHA x C= COLUNA 
R = ROW (linha) x C = COLUMN (COLUNA)

Esse estilo também pode ser usado se você deseja calcular o posicionamento das linhas e colunas dentro de uma macro, usando números para determinar ambas, para encontrar a localização de uma célula utilizando esse estilo de referência, utilize R seguido do número de uma linha, e depois utiliza C com o número de uma coluna.

Por exemplo, para determinar a célula F18, o L1C1 indica L18C6

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FUNÇÃO INDIRETO

O que é a função indireto?

Retorna uma referência especificada por um intervalo de texto. 
As referências serão avaliadas para exibir o seu conteúdo. 
Use o INDIRETO quando quiser mudar a referência de uma célula em uma fórmula sem mudar a fórmula em si:

Desmembrando a sintaxe:

Sintáxe: INDIRETO(texto_ref, [a1])

Texto_ref

Uma referência a uma célula que contém uma referência em estilo (A1), uma referência em estilo L1C1 (Linha 1 x Coluna 1), um nome definido como uma referência ou uma referência a uma célula como uma cadeia de texto. 

* Se texto_ref for uma referencia a outra pasta de trabalho, ou outra planilha, a mesma necessita estar aberta, caso contrário, a função retornará o erro #REF!.

* Se texto_ref não for uma referência de célula válida, a função retornará o valor de erro #REF!.

[A1]

Um valor lógico que especifica o tipo de referência contido na célula de referência texto_ref.

* Se a1 for VERDADEIRO ou omitido, texto_ref será interpretado como uma referência em estilo A1.

* Se a1 for FALSO, texto_ref será interpretado como uma referência em estilo L1C1


Exemplo: 


 O que são estilos de referencias A1 e L1C1?


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